Onderstaande voorwaarden zijn van toepassing op alle te sluiten overeenkomsten met Stichting Winterfair Geertruidenberg, hierna te noemen de Winterfair, de kerstmarkt, het evenement of de organisatie. Afwijkingen
van deze voorwaarden zijn uitsluitend bindend, indien schriftelijk bevestigd door de organisatie.

 

Definities

 

✔ Deelnemer of standhouder: persoon of onderneming die deel neemt aan de Winterfair en of evenement van Stichting Winterfair Geertruidenberg

✔ De kerstmarkt | het evenement: Winterfair Geertruidenberg

✔ Standplaats: De kraam of grondplek waar de deelnemer de producten aanbiedt.

✔ Terrein: de locatie waar het evenement of de kerstmarkt plaatsvindt

 

Stichting Winterfair Geertruidenberg

De Winterfair wordt georganiseerd door Stichting Winterfair Geertruidenberg. Alle deelnemers dienen zich te houden aan de regels en bepalingen van de organisatie.

 

De Winterfair is gericht op een breed publiek en gratis toegankelijk voor bezoekers. De organisatie van de Winterfair heeft als doel mensen lekker op pad te laten zijn, inspiratie op te laten doen en mensen de gelegenheid te geven een ruim en gevarieerd aanbod te bekijken en te kopen. Ook is de Winterfair een gelegenheid om je als vereniging, groep of goed doel te laten zien en onder de aandacht te brengen.

 

Stichting Winterfair Geertruidenberg is de laatste jaren gegroeid en heeft daardoor haar evenemententerrein uitgebreid met omliggende locaties. Naast de Markt is ook de Koestraat, Brandestraat en een gedeelte van de Venestraat toegevoegd aan het evenemententerrein. De organisatie draagt er zorg voor dat ieder locatie in een winterse kerstsfeer wordt gehuld en dat er entertainment is op iedere locatie. De food zal over twee foodpleinen verdeeld worden.

 

Stichting Winterfair Geertruidenberg dient als podium, d.m.v. een kerstmarkt, voor alle clubs, verenigingen, stichtingen, ondernemers, en maatschappelijke organisaties die actief zijn op toeristisch, recreatief gebied binnen de gemeente Geertruidenberg. De stichting is een door vrijwilligers gedragen non-profit organisatie. De Winterfair Geertruidenberg is een bovenregionaal evenement dat jaarlijks in december georganiseerd wordt en trekt gemiddeld  > 10.000 bezoekers. Eventuele omzet wordt geschonken aan een lokaal goed doel.

 

 

1. AANMELDING:
2. Aanmelden kan tot 14 november en alléén door het aanmeldformulier via de site in te vullen. https://www.winterfairgeertruidenberg.nl/aanmelden-deelnemer Dit geldt als ontvangst van uw aanmelding.
3. Na ontvangst zal de organisatie van de Winterfair Geertruidenberg beoordelen of het past binnen de Winterfair.
4. Indien nodig zal er selectie plaatsvinden om een zo groot mogelijke diversiteit aan producten & presentaties te
   kunnen aanbieden.
5. De organisatie behoudt zich het recht voor om deelnemers te weigeren zonder opgaaf van reden mede te delen.
6. Indien 2 deelnemers een kraam willen delen, is dit alleen toegestaan na een schriftelijk akkoord van de organisatie. Het delen is op eigen verantwoordelijkheid, evenals het verdelen van de kosten.
7. Na akkoord van de organisatie ontvangt u via e-mail een factuur, welke tevens een bevestiging van uw inschrijving is.
8. Het recht op een standplaats wordt pas verkregen nadat de bevestiging is verkregen van de organisatie en de deelnemer de factuur heeft betaald.
9. Het product waarmee de deelnemer zich inschrijft is gelijk aan het product welke op de Winterfair wordt aangeboden, dit om een goed gesorteerd aanbod te behouden. Indien u een ander product wilt aanbieden dan op uw inschrijving vermeld dient u hiervoor schriftelijk toestemming te vragen.
10. De organisatie kan geen garantie geven op aangegeven voorkeurplaatsen of voorkeurlocaties. Wel houdt de organisatie rekening met u als u naast een vriendin of voor een bepaalde woning wilt staan. U dient dit wel aan te geven bij uw aanmelding en schriftelijk akkoord van de organisatie hebben ontvangen.
11. Stichting Winterfair Geertruidenberg valt onder KOR en is derhalve niet BTW-plichtig
12. Inschrijving bij de KvK is niet noodzakelijk, uiteraard is de deelnemer zelf verplicht zijn inkomsten aan de belastingdienst op te geven.
13. De deelnemer dient in het bezit te zijn van een WA verzekering. Deelname zonder WA verzekering is niet toegestaan.
14. Begin december ontvangt u van de organisatie een e-mail met de laatste informatie, de aanrijroute, kraam/ standnummer en locatie van de kraam of standplaats.

 

2. BETALING:
3. Indien betaling niet is ontvangen binnen de aangegeven betalingstermijn kan deelname komen te vervallen. Betaaltermijn is tot 30 november 2024
4. Na akkoord van de organisatie ontvangt u via e-mail een factuur, welke tevens een bevestiging van uw inschrijving is.
5. Het factuurnummer is uw inschrijfnummer.
6. Betaling, na ontvangst van de factuur, is alleen mogelijk via bank overeenkomstig de betalingstermijn ovv factuurnummer.

 

3. ANNULERING:
4. Annuleren door deelnemer is kosteloos tot veertien dagen voor aanvang van het evenement, echter uitsluitend schriftelijk.
5. Annulering door deelnemer korter dan veertien dagen voor aanvang van het evenement betekent dat 100% van
   het factuurbedrag betaald dient te worden aan de organisatie. Hierop maken wij geen uitzonderingen.
6. Bij het niet verschijnen op de Winterfair worden er géén gelden gerestitueerd.
7. Indien het evenement of de markt onverwacht afgelast, uitgesteld of ingekort wordt, kan de organisatie hiervoor in geen geval aansprakelijk worden gesteld en is restitutie van het deelnamegeld niet mogelijk.
8. Regen en sneeuw is geen reden tot het annuleren van de markt/evenement, dit wordt pas overwogen bij gevaarlijke weersomstandigheden.
9. De organisatie zal bij voortijdige annulering proberen alle deelnemers per e-mail op de hoogte te brengen. Houd ook onze Social Media kanalen in de gaten.

 

4. KRAAM/STANDPLAATS:
5. Kraam bestaat uit 2 staanders, 1 schraag, 1 zeil met daaraan vast twee balken, 2 dubbele planken, 1 stroompunt.
6. Indien u een extra balk en/of schraag wilt huren dan kunt u dit aangeven bij uw aanmelding. Kosten voor een extra balk of schraag zijn respectievelijk € 3,00 en € 5,00
7. In de huur van de standplaats/kraam is inbegrepen: standplaats en/of kraam van 4 x 1.20 meter met dakje, de bezorgkosten van de marktkraam, de muzikale omlijsting van de Winterfair, entertainment, publiciteit, aankleding van de Markt en de omliggende locaties.
8. Indien een achterwand/zeil voor de kraam wordt gebruikt dan dient dit zeil wit te zijn. Andere kleuren zijn niet
9. Een witte achterwand/zeil kunt u bij uw aanmelding toevoegen bij uw reservering. De afmeting is 3 x 4 meter en kost € 15,00.
10. Tevens kunt u klemmen/knijpers om het witte zeil vast te zetten toevoegen bij uw reservering, kosten zijn €10,00 per set. Een set bestaat uit twee klemmen/knijpers.
11. Indien er U geen wit achterwand/zeil en/of klem/knijper heeft toegevoegd bij uw reservering zijn deze tijdens de Winterfair bij de informatiekraam te verkrijgen. Houdt u er wel rekening mee dat deze maar beperkt aanwezig zijn. En dient gepast te worden betaald bij de informatie tent.
12. U ontvangt uw gereserveerde achterwand/zeil en/of klem/knijper bij aankomst op de Winterfair. U betaald voor de gereserveerde achterwand/zeil en/of klem/knijper, deze worden dus uw eigendom en kunnen niet geretourneerd worden.
13. U dient zelf het witte zeil/achterwand te bevestigen als u uw kraam inricht.
14. Wij adviseren u om zelf voor extra bevestigingsmateriaal te zorgen. Zodat u zeker weet dat u het witte zeil/achterwand goed vast kunt zetten.
15. Voor iedere kraam of standplaats is een stroompunt beschikbaar.
16. Deelnemer dient zelf de kraam van verlichting te voorzien. Gebruik hiervoor Ledverlichting.
17. Er mag geen schade worden toegebracht aan de kramen en (groen)voorzieningen op het terrein. Gebruik van spijkers, e.d. is niet toegestaan.
18. Het is niet toegestaan om de kraam door te verkopen, te verhuren of te verpachten aan andere partijen.
19. Deelnemers dienen zich te houden aan de toegewezen kraam. Er mag geruild worden, maar dit dient in onderlinge overeenstemming met organisatie en overige deelnemers te geschieden.
20. De stand of kraam mag niet worden verplaatst; er dient immer minimaal 3,5 meter doorrijbreedte te worden vrijgehouden als calamiteitenroute.
21. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor eventuele (slecht) weer voorzieningen en het aanbrengen hiervan zoals bv haringen, zeilen, zonneschermen en spanbanden ter versteviging van uw kraam bij slecht weer.
22. De kraam dient er te allen tijde verzorgd en opgeruimd uit te zien. Voorraad, verpakkingsmaterialen e.d. dienen door de deelnemer uit het zicht te worden opgeborgen.
23. Muziek vanuit je standplaats is alleen toegestaan bij goedkeuring van de organisatie. Dit om overlast te voorkomen.
24. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het bieden van kwaliteit. In het geval dat etenswaar wordt aan-geboden moeten de eisen van het Warenwetbesluit Hygiëne van levensmiddelen (uitwerking in de Hygiënecode voor de Horeca), het Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen, de Verordening (EG) 852/2004 en de Drank- en Horecawet in acht worden genomen. Wij verwijzen met name naar de voorschriften van de Keuringsdienst van Waren en de Hygiënecode Ambulante Handel.
25. Verkoop van alcoholische dranken is alleen toegestaan in deelnemende horeca gelegenheden en voor diegene die hiervoor een ontheffing hebben van artikel 35, welke is verstrekt door de gemeente Geertruidenberg. U dient bij de organisatie aan te geven of u voornemens bent om alcohol te schenken en zelf bij de gemeente artikel 35 aan te vragen.
26. Deelnemers die voeding en/of dranken bereiden en verkopen, worden verplicht om informatie te verstrekken aan de consument over de aanwezigheid van allergenen in niet verpakte producten. Voor meer info, check: https://www.nvwa.nl/
27. Het is absoluut niet toegestaan om zonder toestemming voor afloop van de Markt of het evenement de standplaats te ontruimen. Alle uit hinder en uitsluiting van de deelnemer voortvloeiende kosten komen voor rekening van de deelnemer, indien en voor zover de gevolgen van hinder of last hem kunnen worden toe-gerekend. De organisatie houdt zich het recht voor eventuele schade veroorzaakt door de deelnemer te verhalen op de deelnemer.

 

5. VOORZIENINGEN, STROOM,TOILET:
6. De organisatie spant zich in om iedere kraam/standplaats van een adequaat stroompunt te voorzien en een goede verdeling te maken qua ampère.
7. Deelnemer dient zelf voor een geschikte haspel, verlengsnoer (min. 25 meter) en stekkers te zorgen.
8. Food deelnemers dienen bij inschrijving het aantal wattage door te geven wat er nodig is. Men dient zelf voor een geschikte kabel te zorgen.
9. De organisatie assisteert met het aansluiten op de stroomvoorziening.
10. Het gebruik van kacheltjes en/of eigen aggregaat is niet toegestaan.
11. Het evenemententerrein wordt belicht d.m.v. de aanwezige straatverlichting. U dient zelf zorg te dragen voor belichting van kraam/standplaats.
12. Er kan gebruik gemaakt worden van toilet voorzieningen bij omliggende horeca en de toiletwagen voor het Stadhuis.

 

6. AANKOMST,LADEN,LOSSEN,PARKEREN,AFLOOP:
7. De deelnemer houdt zich aan de opbouwtijden en de aangegeven route door de organisatie.
8. Auto’s mogen op het terrein uitsluitend stapvoets en met knipperlichten rijden.
9. Auto’s mogen enkel op het terrein staan om te laden en lossen. De deelnemer houdt zich aan de aangegeven laad en los tijden.
10. Er zijn verschillende aanrijroutes om de Winterfair te benaderen. Welke aanrijroute u heeft word begin december aan u bekend gemaakt te samen met de laatste belangrijke informatie.

 

 

 

5. Het is van groot belang dat u zich aan de aangegeven aanrijroute houdt om ervoor te zorgen dat ieder gespreid aankomt.
6. Volg de aanwijzingen verkeersbegeleiders en organisatie goed op om bij uw kraam te komen.
7. Fooddeelnemers met foodtruck kunnen vanaf 8:00 uur opbouwen. Voor 10:00 uur dient de foodtruck echter op de aangegeven standplaats te staan. Deelnemers met verkoop van food vanuit een kraam kunnen ook eerder beginnen met opbouwen dan de reguliere deelnemers. Indien u hier gebruik van wil maken kunt u contact opnemen met de organisatie.
8. Het inrichten van de kraam start op zaterdag de dag van de Winterfair, u kunt opbouwen van 12.00 uur tot 14.00 uur.
9. De plaats van de kraam wordt aangewezen door de organisatie.
10. Verkoop start vanaf 14.30 uur.
11. Alle deelnemers / ondernemers worden geacht van 14:30 tot 21.00 uur bij hun kraam / standplaats aanwezig te zijn.
12. Afbouw activiteiten en auto’s op het evenement terrein zijn vóór 21.00 en uur niet
13. De Markt dient geheel autovrij te zijn tussen 14.00u & 21.00 u.
14. Afbouw is pas toegestaan na 21.00 u.!!
15. Het is niet toegestaan om uw auto of aanhanger achter of bij de kraam te parkeren, tenzij hier uitdrukkelijke toestemming van de organisatie voor is gegeven.
16. Bij het lossen en laden dient u uw auto dusdanig te parkeren dat andere auto’s vrije doorgang
17. U kunt uw auto gratis parkeren in de nabijheid van het evenemententerrein.
18. U dient zelf voor verlichting in de kraam te zorgen.
19. Indien de deelnemer een half uur na aanvangstijd van het evenement niet is verschenen dan vervalt de reservering en wordt het reserveringsbedrag niet geretourneerd. Alsnog deelnemen is uitsluitend mogelijk na overleg met de organisatie.
20. De standplaats/kraam en zijn directe omgeving dient netjes en schoon te worden opgeleverd.
21. Afval/verpakkingen afkomstig van uw activiteiten tijdens het evenement moet u meenemen en zelf afvoeren.

 

7. OVERIGE:
8. Stichting Winterfair Geertruidenberg is op geen enkele wijze of vorm aansprakelijk, tegen welk risico dan ook.
9. De organisatie is op geen enkele wijze aansprakelijk voor diefstal, verlies of schade.
10. Deelname geschiedt geheel op eigen risico en verantwoordelijkheid.
11. Iedere deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de schade die hij/zij aanricht aan derden, gehuurde stand en aan het materiaal van de organisatie. Wij adviseren u een transport- en verblijfs-verzekering t.b.v. uw eigendommen af te sluiten.
12. Stichting Winterfair Geertruidenberg is vergunninghouder van het evenement en daarmee verantwoordelijk voor het instrueren en opvolgen van de toepasselijke veiligheidsmaatregelen.
13. Aanwijzingen van de organisatie, politie of toezichthouders worden stipt en onmiddellijk opgevolgd. Weigering en/of wangedrag betekent uitsluiting van de markt of het evenement zonder restitutie van reeds betaalde marktgelden.
14. De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor inkomstenderving door slechte weersomstandigheden of afgelastingen van hogerhand.
15. Open vuur is voor, tijdens en na het evenement niet toegestaan.
16. Bij calamiteiten dienen alle deelnemers de instructies van de veiligheidscoördinator van de organisatie direct op te volgen.
17. Bij gevaarlijke weersomstandigheden gaat het evenement niet door. Helaas is teruggave van het deelnamebedrag niet mogelijk.
18. Gedurende het evenement is er ondersteuning van een E.H.B.O. team.
19. Deelnemers dienen zelf voor materiaal te zorgen om de kraam te kunnen verankeren tegen wind.
20. De organisatie is niet aansprakelijk voor mankementen van de aangeboden waar. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het bieden van kwaliteit van de verkoopwaar.
21. De organisatie is niet aansprakelijk voor enigerlei schade of letsel van deelnemers en bezoekers, tenzij er sprake is van aantoonbare opzet of grove schuld aan de kant van de organisatie.
22. De organisatie is niet aansprakelijk voor schade geleden door deelnemers als gevolg van vertragingen, mechanische pech, weersomstandigheden, natuurinvloeden, stakingen, ziekte of welke overmacht situatie ook.

 

 

 

16. De organisatie is niet aansprakelijk voor handelingen en invloeden van niet direct bij de uitvoering van de overeenkomst betrokken derden; omstandigheden die niet te wijten zijn aan organisatie en die krachtens de Nederlandse wet of de in maatschappelijk verkeer geldende normen niet in redelijkheid aan de organisatie kunnen worden toegerekend.
17. Daar waar niet in de voorwaarden is voorzien beslist de organisatie.

 

8. COMMUNICATIE:
9. Er zal zo veel mogelijk aandacht worden besteed aan publiciteit via diverse media (regionale kranten, Lokale Omroep, social media). Ook worden flyers en posters verspreid.
10. De organisatie verzorgt voor vele van de evenementen de communicatie. Zonder tegenbericht of schriftelijk bezwaar geeft u toestemming aan Stichting Winterfair Geertruidenberg om uw bedrijfsnaam en/of beeld-materiaal te gebruiken voor het promoten van het evenement.